Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usługi kompleksowego przygotowania i przeprowadzenia wydarzenia związanego z realizowanym projektem w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności – etap III

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Szkoła Policealna im. prof. Zbigniewa Religi w Olsztynie

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 511388224

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Mariańska 3A

1.5.2.) Miejscowość: Olsztyn

1.5.3.) Kod pocztowy: 10-052

1.5.4.) Województwo: warmińsko-mazurskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL622 - Olsztyński

1.5.7.) Numer telefonu: (89) 527 44 62

1.5.8.) Numer faksu: (89) 527 44 62

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: sekretariat@medyk.olsztyn.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: http://medyk.olsztyn.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usługi kompleksowego przygotowania i przeprowadzenia wydarzenia związanego z realizowanym projektem w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności – etap III

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-c9a58f60-7a82-4ba2-9216-bdbe885187b9

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00174118

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-03-26

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00001837/03/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.2 Świadczenie usługi kompleksowego przygotowania i przeprowadzenia wydarzenia związanego z realizowanym projektem w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności – etap III

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Przedmiot zamówienia wykonywany będzie w związku z projektem realizowanym w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności (KPO) finansowanego z Funduszu na rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności.

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: W postępowaniu komunikacja pomiędzy zamawiającym a wykonawcami, w tym składanie zapytań, oświadczeń, zawiadomień oraz przekazywanie informacji, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się:
1) za pomocą poczty elektronicznej miroslaw.koczwara@op.pl lub
2) przy użyciu platformy e-Zamówienia dostępnej pod adresem https://ezamowienia.gov.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Zasady korzystania z platformy e-Zamówienia:
1) korzystanie z platformy zakupowej jest bezpłatne,
2) wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z platformy e-Zamówienia określa regulamin platformy e-Zamówienia dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl,
3) przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na platformie e-Zamówienia ani logowania,
4) maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza),
5) komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”),
6) możliwość korzystania z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie, tzw. konta uproszczonego na platformie e-Zamówienia,
7) wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”.
8) zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania wykonawcy na platformie zakupowej https://ezamowienia.gov.pl,
9) za datę przekazania wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania na platformie e-Zamówienia,
10) wszelkie instrukcje związane z korzystaniem z platformy, w tym dotyczące logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w postępowaniu, znajdują się w zakładce „Centrum pomocy” dostępnej pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl/pl/komponent-edukacyjny/,
11) w przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z zasadami korzystania z platformy zakupowej wykonawca winien skontaktować się z dostawcą rozwiązania teleinformatycznego https://ezamowienia.gov.pl pod nr tel. +48 (32) 77 88 999 (infolinia dostępna w dni robocze w godzinach 8.00-16.00).
2. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo – aplikacyjne umożliwiające pracę na platformie zakupowej, tj.:
1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,
2) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min 2GB Ram, procesor Intel IV 2GHZ, jeden z systemów operacyjnych: MS Windows 7, Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje,
3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa obsługująca TLS 1.2, najlepiej w najnowszej wersji, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0,
4) włączona obsługa JavaScript,
5) zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie „pdf”.
3. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania oraz odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu opisane zostały w regulaminie korzystania z platformy e-Zamówienia dostępnej na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl/pl/regulamin/ oraz instrukcjach interaktywnych dostępnych na platformie e-Zamówienia w zakładce „Centrum pomocy”.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), zwanym dalej RODO, Administratorem Danych Osobowych przetwarzanych w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz późniejszej realizacji umowy jest Szkoła Policealna im. prof. Zbigniewa Religi w Olsztynie, ul. Mariańska 3A, 10-052 Olsztyn.
2. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych na adres email inspektor@medyk.olsztyn.pl.
3. Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przeprowadzeniem przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz późniejszą realizacją umowy.
4. Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 Pzp, lub którym udostępniona zostanie umowa. Dane mogą być także udostępniane podmiotom zapewniającym zamawiającemu komunikację elektroniczną oraz bankom podczas wykonywania transakcji rozliczeniowych. W celu zapewnienia stałego dostępu do danych osobowych, ich skutecznego, bezbłędnego i bezpiecznego przetwarzania, rozwoju i utrzymania systemów informatycznych, dane będą udostępniane dostawcom wykorzystywanych przez zamawiającego systemów informatycznych z zachowaniem poufności i bezpieczeństwa przetwarzania.
5. W przypadku korzystania przez wykonawców z prawa do środków ochrony prawnej określonych w Dziale IX PZP, mogą być udostępniane informacje o wyrokach skazujących, naruszeniach prawa i powiązanych z tym środkach bezpieczeństwa (o których mowa w art. 10 RODO).
6. Dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a w przypadku umowy przez okres 10 lat. Okres przechowywania umowy obejmuje czas niezbędny do umożliwienia dochodzenia roszczeń przez strony.
7. Obowiązek podania przez wykonawcę danych osobowych jest wymogiem wynikającym z przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, związanym z udziałem wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Niepodanie przez wykonawcę danych osobowych uniemożliwi zamawiającemu wykonanie czynności związanych z badaniem i oceną oferty oraz ewentualne zawarcie umowy.
8. Każdy wykonawca udostępniający dane osobowe posiada prawo:
1) dostępu do swoich danych osobowych,
2) do sprostowania swoich danych osobowych,
3) żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,
4) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku stwierdzenia, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących wykonawcy narusza przepisy RODO.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP.321.3.2026

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiot zamówienia obejmuje kompleksową organizację 2-dniowego seminarium moderowanego dla maksymalnie 30 osób w terminie 7-8 maja 2026 r.
2. Wykonawca zapewni organizację seminarium moderowanego w obiekcie rozumianym jako hotel, dla którego nadana została kategoria co najmniej *** zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (Dz. U. z 2017 r. poz. 2166) znajdującym się w odległości nie większej niż 50 km od miasta Olsztyn w województwie warmińsko-mazurskim. Wyłącza się obiekty znajdujące się w granicach administracyjnych miasta Olsztyn (preferowany obiekt sprzyjający dobrym relacjom poprzez stworzenie przestrzeni do spotkań, tj. położony w pobliżu jeziora, lasu, parku). Obliczenie odległości nastąpi zgodnie z mapą Google dla pomiaru uwzględniającego dojazd samochodem przyjmując za punkt początkowy siedzibę zamawiającego – Olsztyn, ul. Mariańska 3A.
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 3 do specyfikacji warunków zamówienia, zwanej dalej SWZ.
4. Zamawiający najpóźniej na 3 dni przed ostatecznym terminem rozpoczęcia seminarium moderowanego przekaże wykonawcy ostateczną liczbę osób uczestniczących w seminarium.
5. Zamawiający przeprowadzi wizję lokalną zaproponowanego przez wykonawcę obiektu pod względem zgodności z postanowieniami SWZ, a także pod kątem ich zabezpieczenia medycznego i sanitarno-epidemiologicznego.
6. Na podstawie art. 60 pkt 1 i art. 121 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych zamawiający zastrzega obowiązek osobistego wykonania przez wykonawcę kluczowych zadań w ramach realizacji zamówienia. Za kluczowe zadania objęte przedmiotem zamówienia zamawiający uznaje:
1) zapewnienie usług hotelowych, w tym zakwaterowanie uczestników seminarium, obsługę recepcyjną,
2) zapewnienie usług restauracyjnych, w tym przygotowanie i podawanie posiłków (śniadania, obiady, kolacje, przerwy kawowe), obsługę kelnerską.
7. Zamawiający wymaga, aby wskazane powyżej kluczowe zadania były wykonywane bezpośrednio przez wykonawcę, tj. bez udziału podwykonawców. W związku z powyższym wykonawca nie może powierzyć wykonania wskazanych czynności podwykonawcom. Dopuszczalne jest korzystanie z podwykonawców wyłącznie w zakresie innych czynności, niewskazanych jako zadania kluczowe.
8. Zastrzeżenie osobistego wykonania usług hotelowych i restauracyjnych wynika z konieczności zapewnienia jednolitego standardu świadczenia usług, spójnej organizacji seminarium oraz bezpośredniej odpowiedzialności wykonawcy za jakość obsługi uczestników seminarium. Usługi te mają charakter kluczowy dla osiągnięcia celu zamówienia.
9. Podana przez zamawiającego liczba uczestników seminarium stanowi maksymalny poziom zamówienia. Zamawiający zastrzega możliwość mniejszej liczby uczestników, ale nie mniejszej niż 25 osób, a wykonawcy nie będą przysługiwały z tego tytułu żadne roszczenia.
10. Wykonawca zobowiązany jest do realizacji zamówienia zgodnie z zasadami współczesnej wiedzy, obowiązującymi przepisami oraz z poszanowaniem zasad bezpieczeństwa i higieny pracy

4.2.6.) Główny kod CPV: 55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55100000-1 - Usługi hotelarskie

79954000-6 - Usługi w zakresie organizacji przyjęć

60130000-8 - Usługi w zakresie specjalistycznego transportu drogowego osób

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2026-05-07 do 2026-05-08

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: ocenie i porównaniu poddane zostaną oferty niepodlegające odrzuceniu. Zamawiający dokona oceny ofert w zakresie kryteriów wskazanych w SWZ. W tym celu przeprowadzona zostanie ocena każdej oferty. Zamawiający dokona weryfikacji oraz przypisania punktów dla kryteriów oceny oferty oraz wyliczy łączną ocenę punktową oferty według wskazanych w SWZ wzorów.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 50

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Jakość hotelu

4.3.6.) Waga: 35

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Wyposażenie hotelu

4.3.6.) Waga: 15

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2026-04-03 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: ofertę składa się za pośrednictwem platformy https://ezamowienia.gov.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-04-03 10:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-05-02