Ogłoszenie o zamówieniu
Dostawy
Zakup systemu do elektronicznej rejestracji czasu pracy (RCP) dla Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łodzi

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzi zamawiający centralny

1.2.) Nazwa zamawiającego: Urząd Miasta Łodzi

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 472057632

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Piotrkowska 104

1.5.2.) Miejscowość: Łódź

1.5.3.) Kod pocztowy: 90-926

1.5.4.) Województwo: łódzkie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL711 - Miasto Łódź

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@uml.lodz.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://uml.lodz.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Zakup systemu do elektronicznej rejestracji czasu pracy (RCP) dla Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łodzi

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-9f6a71c3-e98c-4d93-be50-f5348a7ff6a0

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00212872

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-04-23

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00003566/12/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.2.38 Ewidencja czasu pracy

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: (numeracja zgodna z SWZ)
16.1 Środki komunikacji elektronicznej, przy użyciu, których Zamawiający będzie komunikował się z Wykonawcami oraz wymagania techniczne dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej.
16.1.1 W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy
e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl
16.1.2 Korzystanie z Platformy jest bezpłatne.
16.1.3 Adres strony internetowej prowadzonego postępowania (link prowadzący bezpośrednio do widoku postępowania na Platformie e-Zamówienia):
https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-9f6a71c3-e98c-4d93-be50-f5348a7ff6a0
Postępowanie można wyszukać również ze strony głównej Platformy
e-Zamówienia (przycisk „Przeglądaj postępowania/konkursy”).
16.1.4 Identyfikator (ID) postępowania na Platformie e-Zamówienia:
ocds-148610-9f6a71c3-e98c-4d93-be50-f5348a7ff6a0

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: (numeracja zgodna z SWZ)
16.1.11 Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert/wniosków
o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań
i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).
16.1.12 Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji”
w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie
e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia.
Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia (w szczególności SWZ) wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie
e-Zamówienia.
16.1.13 Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez Wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”.
16.1.14 Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy
do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych, jako załączniki do jednego formularza).
16.1.15 Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.
16.1.16 W przypadku problemów technicznych i awarii związanych
z funkcjonowaniem Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu (32) 77 88999 lub drogą elektroniczną poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”.
16.1.17 W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację Wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: zamowienia@uml.lodz.pl (nie dotyczy składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu).

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): (numeracja zgodna z SWZ)
35.1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE) uprzejmie informujemy, że:
35.2. Administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Łodzi z siedzibą w Łodzi przy ul. Piotrkowskiej 104, 90-926 Łódź, e-mail: lckm@uml.lodz.pl.
35.3. Administrator wyznaczył inspektora oraz zastępcę inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez e-mail iod@uml.lodz.pl. Z inspektorem ochrony danych i jego zastępcą można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Urząd Miasta Łodzi oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
35.4. Podanie danych osobowych jest warunkiem koniecznym do udziału
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Ogólną podstawę do przetwarzania danych stanowi art. 6 ust. 1 lit. b i c oraz art.10 ogólnego rozporządzenia.
35.5. Szczegółowe cele przetwarzania danych zostały wskazane w następujących przepisach:
1) ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych;
2) ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny;
3) ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,
4) ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
35.6. Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu:
a) przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
i wyłonienie wykonawcy;
b) zawarcia umowy;
c) rozliczenia finansowo- księgowego.
35.7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym podmiotom, uprawnionym do ich otrzymania na podstawie obowiązujących przepisów prawa, tj. na podstawie art. 18 i art. 74 Prawa zamówień publicznych, biegłym posiadającym wiedzę specjalistyczną w przypadku ich powołania, a ponadto odbiorcom danych
w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych, tj. podmiotom świadczącym usługi pocztowe, kurierskie, usługi informatyczne, bankowe, ubezpieczeniowe, osobom i podmiotom zainteresowanym prowadzonym postępowaniem, a także podmiotom korzystającym z Biuletynu Informacji Publicznej, Biuletynu Zamówień Publicznych, Bazy konkurencyjności. W sytuacji, gdy wartość zamówienia jest równa lub przekracza progi unijne, dane będą przekazane Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej.
35.8. Ponadto w przypadku, gdy Urząd Miasta Łodzi występuje w charakterze podmiotu wykonującego zadania centralnego zamawiającego, dane wyłonionego wykonawcy zostaną przekazane do właściwej miejskiej jednostki organizacyjnej na rzecz, której prowadzone jest postępowanie w celu zawarcia i rozliczenia umowy.
35.9. Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich.
35.10. Dane osobowe będą przetwarzane, w tym przechowywane przez okres 4 lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona, a następnie, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, przez okres 5 lat, zgodnie kategorią B5, w przypadku dokumentacji postępowania oraz 10 lat w związku z zawartą umową, zgodnie z kategorią archiwalną B10, a w przypadku zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji przez okres zgodny ze zmienioną kategorią archiwalną dokumentacji. W przypadku zamówień finansowanych ze środków funduszy europejskich lub innych środków niż pochodzące z budżetu Unii Europejskiej na podstawie odrębnych przepisów tym zakresie do 25 lat.
Ciąg dalszy w pkt 35.1.8-35.1.11 i 35.2 SWZ

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: DOM-WZP-II.271.55.2026

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Dostawy

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest dostawa, instalacja, konfiguracja oraz uruchomienie kompletnego systemu do elektronicznej rejestracji czasu pracy (dalej: „System RCP”), obejmującego zarówno część sprzętową, jak
i oprogramowanie, wraz z integracją z istniejącymi systemami Zamawiającego oraz przeprowadzeniem szkoleń dla użytkowników i administratorów
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Opisie przedmiotu zamówienia (Załącznik nr 1 do SWZ) oraz we wzorze umowy (Załącznik nr 5 do SWZ).

4.2.6.) Główny kod CPV: 31711300-6 - Elektroniczne systemy rejestrowania czasu

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

35123200-4 - Urządzenia kontroli czasu pracy

35125200-8 - System kontroli czasu lub rejestrator czasu pracy

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-11-30

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Dostawa i montaż wszystkich elementów Systemu RCP (D)

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Wdrożenie Systemu RCP i przeszkolenie użytkowników w zakresie korzystania z Systemu RCP, zgodnie z warunkami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia (W)

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2026-05-04 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem zakładki „Oferty/wnioski”, widocznej w podglądzie postępowania po zalogowaniu się na konto Wykonawcy. Po wybraniu przycisku „Złóż ofertę” system prezentuje okno składania oferty umożliwiające przekazanie dokumentów elektronicznych, w którym znajdują się dwa pola drag&drop („przeciągnij” i „upuść”) służące do dodawania plików

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-05-04 11:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-06-02

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE