Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usługi doradczej w zakresie tworzenia i wdrażania lokalnych planów deinstytucjonalizacji usług społecznych (LPDI).

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Białymstoku

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 200149196

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: gen. George’a Smitha Pattona 8

1.5.2.) Miejscowość: Białystok

1.5.3.) Kod pocztowy: 15-688

1.5.4.) Województwo: podlaskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL841 - Białostocki

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: rops@rops-bialystok.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.rops-bialystok.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka budżetowa

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

polityka społeczna

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usługi doradczej w zakresie tworzenia i wdrażania lokalnych planów deinstytucjonalizacji usług społecznych (LPDI).

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-07d09314-045d-43ef-bdd3-23e08a34be5d

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00221848

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-04-29

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00036968/01/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.8 Usługa specjalistyznego doradztwa z zakresu koordynacji polityki społecznej

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Projekt: „Koordynacja działań w zakresie polityki społecznej w województwie podlaskim” w ramach realizacji Programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021 2027 (FERS), Działanie 04.13: Wysokiej jakości system włączenia społecznego, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus.

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Pełna informacja o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których
zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami, zawarta jest w Rozdziale II SWZ.
Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:
https://platformazakupowa.pl/pn/rops_bialystok/proceedings

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 8.Zgodnie z art. 67 ustawy Pzp, Zamawiający podaje minimalne wymagania techniczne związane z korzystaniem z Platformy, tj.:
8.1 stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;
8.2 komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza
wersja, jeden z systemów operacyjnych MS Windows 7, Mac Os x 10 4, wszystkie dystrybucje Linuxa, lub ich nowsze wersje;
8.3 zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa;
8.4 włączona obsługa JavaScript;
8.5 zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf;
8.6 szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.;
8.7 oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.
9. Zalecenia Zamawiającego, dotyczące przesyłanej korespondencji:
9.1 Formaty plików wykorzystywanych przez Wykonawców powinny być zgodne z “Obwieszczeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia
9 listopada 2017 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram
Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych
wymagań dla systemów teleinformatycznych”.
9.2 Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .docx .xls .xlsx .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf
9.3 W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów: .zip, .7Z.
9.4 Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości plików wygenerowanych do podpisu podpisem zaufanym, którego
wartość dopuszczalna wynosi nie więcej niż 25 MB, oraz na ograniczenie wielkości plików wygenerowanych do podpisywania
podpisem osobistym, którego wartość dopuszczalna wynosi nie więcej niż 10 MB.
9.5 Każdorazowo Wykonawca po podpisaniu dokumentu elektronicznego profilem zaufanym lub podpisem osobistym powinien
dokonać weryfikacji poprawności złożonego podpisu, z zachowaniem dopuszczalnych wartości maksymalnych wielkości
podpisanych plików, dla podpisu zaufanego nie przekraczającego wartości równej 25 MB oraz podpisu osobistego 10 MB.
9.6 Zamawiający zaleca aby w przypadku podpisywania pliku przez kilka osób, stosować podpisy tego samego rodzaju.
Podpisywanie różnymi rodzajami podpisów np. osobistym i kwalifikowanym może doprowadzić do problemów w weryfikacji plików.
9.7 Zamawiający zaleca, aby Wykonawca z odpowiednim wyprzedzeniem przetestował możliwość prawidłowego wykorzystania
wybranej metody podpisania plików oferty.
9.8 Ofertę należy przygotować z należytą starannością dla podmiotu ubiegającego się o udzielenie zamówienia publicznego i
zachowaniem odpowiedniego odstępu czasu do zakończenia przyjmowania ofert/wniosków. Podczas podpisywania plików zaleca
się stosowanie algorytmu skrótu bądź wyższy SHA2.
9.9 Jeśli Wykonawca pakuje dokumenty np. w plik ZIP zaleca się wcześniejsze podpisanie każdego ze skompresowanych plików.
9.10 Zamawiający rekomenduje wykorzystanie podpisu z kwalifikowanym znacznikiem czasu.
9.11 Zamawiający zaleca, aby nie wprowadzać jakichkolwiek zmian w plikach po podpisaniu ich podpisem kwalifikowanym. Może to
skutkować naruszeniem integralności plików co równoważne będzie z koniecznością odrzucenia oferty w postępowaniu.

Pełne informacje dot. wymagań technicznych i organizacyjnych zawarte są w Rozdziale II SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): W celu wykonania obowiązku nałożonego art. 13 i 14 RODO2, w związku z art. 88 ustawy o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027, informujemy o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych:
1. Administrator
Odrębnymi administratorami Państwa danych są:
1.1 Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego z siedzibą przy ul. Wspólnej 2/4, 00 926 Warszawa (Instytucja Zarządzająca);
1.2 Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z siedzibą przy ul. Nowogrodzkiej 1/3/5 , 00 513 Warszawa (Instytucja Pośrednicząca);
1.3 Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Białymstoku, ul. gen. George’a Smitha Pattona 8, 15 688 Białystok (dalej: „ROPS”).
2. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych:
2.1 Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego: pocztą tradycyjną (ul. Wspólna 2/4, 00 926 Warszawa), elektronicznie:IOD@mfipr.gov.pl;
2.2 Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej: pocztą tradycyjną (ul. Nowogrodzka 1/3/5, 00-513 Warszawa), elektronicznie: iodo@mrips.gov.pl;
2.3 ROPS: pocztą tradycyjną (ul. gen. George’a Smitha Pattona 8, 15-688 Białystok), elektronicznie: iod@rops bialystok.pl.
3. Cel przetwarzania danych
Dane osobowe będą przetwarzane w związku z realizacją projektu „Koordynacja działań w zakresie polityki społecznej w województwie podlaskim” w ramach FERS 2021-2027, w szczególności w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w oparciu o ustawę z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz.1320 z późn. zm.), dalej „ustawa Pzp” pn.: Świadczenie usługi doradczej w zakresie tworzenia i wdrażania lokalnych planów deinstytucjonalizacji usług społecznych (LPDI), numer postępowania: DZP.26.3.3.2026, zawarcia umowy, realizacji zamówienia oraz dochodzenia ewentualnych roszczeń z tytułu zawarcia umowy, a także obowiązku sprawozdawczego, potwierdzenia kwalifikacji wydatków.
Podanie danych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.
4. Podstawa przetwarzania
Przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem i odbywa się na podstawie:
4.1 art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu przygotowania, zawarcia i wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą;
4.2 art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu realizacji przez Administratora zadań wynikających z przepisów prawa, w tym w zakresie zamówień publicznych a także w celu ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami związanymi z zawartą umową oraz wypełnienia obowiązków związanych z archiwizowaniem dokumentów, na podstawie:
a) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r.;
b) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1057 z dnia 24 czerwca 2021 r.;
c) ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021 2027;
d) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r o finansach publicznych;
e) ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.
5. Odbiorcy danych osobowych
Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp; dane mogą zostać również powierzone tzw. podmiotom przetwarzającym na podstawie odpowiednich instrumentów prawnych (np. firma hostingowa, informatyczna, z zakresu ochrony danych osobowych), a także udostępnione podmiotom, które zwracają się o udostępnienie danych w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej; organom władzy publicznej oraz podmiotom wykonującym zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

Pełne informacje w zakresie RODO zostały określone w rozdziale III SWZ.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: DZP.26.3.3.2026

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak

4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia:

Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiot zamówienia obejmuje świadczenie usługi doradczej w zakresie tworzenia i wdrażania lokalnych planów deinstytucjonalizacji usług społecznych (LPDI), w związku z realizacją projektu „Koordynacja działań w zakresie polityki społecznej w województwie podlaskim” w ramach Działania 04.13: Wysokiej jakości system włączenia społecznego, Programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021 2027 (FERS), współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, w ramach typu projektów pn. Działania ROPS w zakresie usług społecznych, pomocy społecznej, ES i aktywnej integracji, służące włączeniu społecznemu, realizowane na poziomie wojewódzkim.
Zakres usługi:
1) Wsparcie merytoryczne pracowników jednostek samorządu terytorialnego (JST) z terenu województwa podlaskiego w zakresie m.in.:
edukowania, promowania i motywowania JST z terenu województwa podlaskiego do tworzenia lokalnych planów deinstytucjonalizacji usług społecznych poprzez kontakty osobiste, telefoniczne i e mailowe;
ukierunkowywania JST na budowanie współpracy z instytucjami i podmiotami różnych polityk sektorowych (w tym m.in. z organizacjami pozarządowymi, podmiotami ekonomii społecznej itp.) poprzez organizację spotkań oraz warsztatów partycypacyjnych;
wsparcia JST w identyfikowaniu, tworzeniu i rozwoju usług społecznych w społeczności lokalnej (np. środowiskowych, dziennych, czasowych mieszkań minimalizujących umieszczanie osób w placówkach całodobowych lub pozwalających na powrót z miejsc całodobowych do środowiska);
wsparcia edukacyjnego i merytorycznego JST, prowadzących instytucje całodobowe, w przygotowaniu do zmiany, w tym w projektowaniu usług w środowisku, niezbędnych do LPDI;
współpracy merytorycznej przy tworzeniu lokalnych koszyków usług i katalogów wspólnych działań dla instytucji i podmiotów różnych polityk sektorowych zgodnie z ustawą o realizowaniu usług społecznych przez centrum usług społecznych (Dz.U. z 2026 r. poz. 165);
wsparcia JST z terenu województwa podlaskiego (gmin i powiatów) w opracowaniu i aktualizacji LPDI (w oparciu o Ogólnopolskie wytyczne tworzenia lokalnych planów deinstytucjonalizacji usług społecznych opublikowane przez MRPiPS), poprzez:
 wsparcie merytoryczne w sporządzaniu dokumentu: części diagnostycznej oraz programowej LPDI, ukierunkowywanie przy wyznaczaniu obszarów diagnozy, sporządzaniu inwentaryzacji zasobów, określaniu potrzeb itp.;
 prowadzenie spotkań informacyjnych, konsultacyjnych, warsztatowych, doradczych w gminach i powiatach dotyczących LPDI oraz procesu deinstytucjonalizacji usług społecznych;
weryfikowanie i analizowanie zgodności dokumentu z Wytycznymi (wg potrzeb JST);
 rozwiązywania innych kwestii dotyczących tworzenia i wdrażania LPDI.
Zakres usługi może dotyczyć wszystkich lub wybranych elementów, zgodnie z potrzebami JST, niezbędnych do opracowania LPDI przez gminę lub powiat.
2) Rekrutację odbiorców usługi doradczej przy ścisłej współpracy z Zamawiającym.
2. Szczegółowe wymagania w zakresie realizacji zamówienia zostały zawarte w Załączniku nr 1 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia (OPZ), pozostałe warunki realizacji zamówienia zostały zawarte w Załączniku nr 6 do SWZ – Projektowane postanowienia umowy.

4.2.6.) Główny kod CPV: 85312320-8 - Usługi doradztwa

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 28 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami oceny ofert:
1.1 Cena brutto oferty (C) – waga kryterium 60%
1.2 Doświadczenie osoby wyznaczonej do realizacji zamówienia (D) – waga kryterium 40%

Zamawiający dokona oceny ofert przyznając punkty w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert, przyjmując zasadę, że 1% = 1pkt. Maksymalna liczba punktów w kryterium równa jest określonej wadze kryterium w %. Uzyskana liczba punktów w ramach kryterium zaokrąglana będzie do drugiego miejsca po przecinku.

Pełny opis kryteriów oceny ofert znajduje się w Rozdziale XVIII SWZ.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie osoby wyznaczonej do realizacji zamówienia (D)

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 1

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2026-05-08 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Ofertę należy złożyć w dedykowanym do tego miejscu poprzez Platformę dostępną pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/rops_bialystok/proceedings za pomocą ”Formularza” do złożenia oferty lub wniosku. O terminie złożenia oferty decyduje czas pełnego przeprocesowania transakcji na Platformie.

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-05-08 09:10

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-06-06

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE