Kompleksowa obsługa techniczna konferencji
Aktywny
Numer BZP:
2026/BZP 00225359
Informacje podstawowe
Zamawiający
MINISTERSTWO SPRAW ZAGRANICZNYCH
Lokalizacja
Warszawa
, PL14
Data publikacji
30.04.2026
Termin składania ofert
11.05.2026
Rodzaj zamówienia
Usługi
Łączna wartość umów
0 PLN
Kody CPV
71356300-1 (Usługi wsparcia technicznego)
Pełny opis ogłoszenia
| Ogłoszenie nr 2026/BZP 00225359 z dnia 2026-04-30 |
Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Kompleksowa obsługa techniczna konferencji
SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY
1.1.) Rola zamawiającego
Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego: MINISTERSTWO SPRAW ZAGRANICZNYCH
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000177916
1.5) Adres zamawiającego
1.5.1.) Ulica: Aleja Jana Chrystiana Szucha 23
1.5.2.) Miejscowość: Warszawa
1.5.3.) Kod pocztowy: 00-580
1.5.4.) Województwo: mazowieckie
1.5.5.) Kraj: Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: bzp@msz.gov.pl
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.gov.pl/web/dyplomacja/zamowienia
1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ administracji rządowej (centralnej lub terenowej)
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne
SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE
2.1.) Ogłoszenie dotyczy:
Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:
Kompleksowa obsługa techniczna konferencji
2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-9ada7cfb-bda8-48b3-9ce5-0656a5e0528c
2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00225359
2.6.) Wersja ogłoszenia: 01
2.7.) Data ogłoszenia: 2026-04-30
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak
2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00136095/07/P
2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:
1.3.8 Kompleksowa obsługa techniczna konferencji
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną
Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy
SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA
3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania
https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-9ada7cfb-bda8-48b3-9ce5-0656a5e0528c3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Strona internetowa prowadzonego postępowania, z której Wykonawca może pobrać SWZ, zmiany i wyjaśnienia treści SWZ (jeśli dotyczy) oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia:
https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-9ada7cfb-bda8-48b3-9ce5-0656a5e0528c
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia, w tym minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:
polski
3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1 W związku z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, zamawiający wymaga, aby wykonawca złożył oświadczenie w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 i/lub art. 14 RODO względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał na potrzeby niniejszego postępowania (zgodnie ze wzorem określonym odpowiednio w pkt 6 lub 7 Formularza oferty).
2 Ponadto, w związku z przetwarzaniem przez zamawiającego danych osobowych w ramach przedmiotowego postępowania zamawiający w pkt 20.3 (poniżej) zamieszcza klauzulę informacyjną przewidzianą w art. 13 RODO.
3 Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, informuję, że:
a) Administratorem, w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, Pani/Pana danych osobowych jest: Minister Spraw Zagranicznych, z siedzibą w Warszawie, Al. J. Ch. Szucha 23, tel. +48 225230000, a wykonującym obowiązki administratora danych jest Dyrektor Biura Administracji;
b) Minister Spraw Zagranicznych powołał inspektora ochrony danych (IOD), który realizuje swoje obowiązki w odniesieniu do danych przetwarzanych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych.
Dane kontaktowe IOD:
adres siedziby: Al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa
adres e-mail: iod@msz.gov.pl
c) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pt. „Kompleksowa obsługa techniczna konferencji”, znak BP.260.25.2026, prowadzonym w trybie podstawowym bez negocjacji,
d) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy;
e) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
f) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy;
g) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
h) posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO, prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO, prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
− na podstawie art. 18 RODO, prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
i) nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO, prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO, prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie
4.1.2.) Numer referencyjny: BP.260.25.2026
4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie przez Wykonawcę kompleksowej obsługi technicznej wraz z montażem i demontażem sprzętu na Wydarzenia w przestrzeniach konferencyjnych hotelu Intercontinental w Warszawie w dniach 3-10 lipca 2026 r. oraz w Dużej Auli na Politechnice Warszawskiej w dniu 5 lipca 2026 r.
4.2.6.) Główny kod CPV: 71356300-1 - Usługi wsparcia technicznego
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-07-10
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe
Kryterium 1
4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena
4.3.6.) Waga: 80,00
Kryterium 2
4.3.4.) Rodzaj kryterium:
organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia4.3.5.) Nazwa kryterium: Dodatkowe doświadczenie Kierownika ekipy
4.3.6.) Waga: 20,00
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie
SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW
5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak
5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:
Art. 109 ust. 1 pkt 4
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak
5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.
Na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej Zamawiający wymaga, aby Wykonawca:1 wykazał się niezbędnym doświadczeniem, tj. wykazał, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał należycie oraz udokumentował realizację przynajmniej 3 wydarzeń międzynarodowych na co najmniej 200 uczestników, polegających na kompleksowej obsłudze technicznej zgodnie z zakresem przedmiotu zamówienia, w tym minimum 1 wydarzenia międzynarodowego zrealizowanego z wykorzystaniem platformy ZOOM lub Teams lub Webex, przy czym wartość każdej usługi powinna opiewać na kwotę minimum 200 000 zł brutto.
2 wykazał, że dysponuje lub będzie dysponować zespołem nw. osób (minimum 10 osób), które skieruje do realizacji przedmiotowego zamówienia:
a) Kierownikiem ekipy, który posiada doświadczenie w okresie ostatnich 3 lat w roli Kierownika ekipy przy realizacji minimum 1 wydarzenia międzynarodowego na co najmniej 200 uczestników, polegającego na kompleksowej obsłudze technicznej zgodnie z zakresem przedmiotu zamówienia, przy czym wartość każdej usługi powinna opiewać na kwotę minimum 200 000 zł brutto;
b) Realizatorem który posiada doświadczenie w tej roli w okresie ostatnich 3 lat przy realizacji minimum 1 wydarzenia międzynarodowego na co najmniej 200 osób;
c) Realizatorem video – minimum 2 osoby; które posiadają doświadczenie w tej roli w okresie ostatnich 3 lat przy realizacji minimum 1 wydarzenia międzynarodowego na co najmniej 200 osób;
d) Realizatorem oświetlenia, który posiada doświadczenie w tej roli w okresie ostatnich 3 lat przy realizacji minimum 1 wydarzenia międzynarodowego na co najmniej 200 osób;
e) Realizatorem ZOOM, MS Teams, Webex - minimum 2 osoby; które posiadają doświadczenie w tej roli w okresie ostatnich 3 lat przy realizacji minimum 1 wydarzenia międzynarodowego na co najmniej 200 osób;
f) Operatorem kamery – minimum 2 osoby, które posiadają doświadczenie w tej roli w okresie ostatnich 3 lat przy realizacji minimum 1 wydarzenia międzynarodowego na co najmniej 200 osób;
g) Technikiem do systemu symultanicznego, który posiada doświadczenie w tej roli w okresie ostatnich 3 lat przy realizacji minimum 1 wydarzenia międzynarodowego na co najmniej 200 osób;
Żadna z zaproponowanych do zespołu osób nie może pełnić więcej niż jednej funkcji, do której została wskazana (nie można łączyć funkcji).
Kierując osobę do realizacji umowy, Wykonawca przekaże Zamawiającemu następujące dane jej dotyczące: imię, nazwisko, numer PESEL, w celu poddania jej procedurze sprawdzającej przez właściwe służby kontroli Zamawiającego. W przypadku negatywnej weryfikacji, Wykonawca w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania takiej informacji, zobowiązany jest do zastąpienia osób niedopuszczonych do realizacji umowy, osobami o kwalifikacjach nie niższych od kwalifikacji osób wskazanych pierwotnie. Zamawiający nie jest zobowiązany do uzasadniania wyników weryfikacji danej osoby.
Pracownicy wykonujący bezpośrednio obsługę będą posiadać obywatelstwo polskie, wykluczone są osoby posiadające czasowy pobyt lub Kartę Polaka.
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak
5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Zamawiający wezwie Wykonawcę którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia
w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych:
1 wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem nazwy wydarzenia, dat wydarzenia i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie (załącznik nr 7 do SWZ).
Dowodami, o których mowa w niniejszym punkcie są:
- referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi lub dostawy zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane.
W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych, referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.
- oświadczenie Wykonawcy, jeżeli z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać dokumentów, o których mowa powyżej.
2 wykaz osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami, składany jest wraz z ofertą zgodnie z wymogiem opisanym w pkt 8.2.
3 oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 4 do SWZ.
4 odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.
5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:
1 W związku z kryterium oceny ofert (patrz część 13 SWZ), Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą wykazu „Dodatkowe doświadczenie Kierownika ekipy, podlegające ocenie w kryterium oceny ofert” (wzór wykazu stanowi Załącznik nr 10 – cz. B do SWZ).Wykaz „Dodatkowe doświadczenie Kierownika ekipy, podlegające ocenie w kryterium oceny ofert” (Załącznik nr 10 – cz. B) nie podlega uzupełnieniu ze względu na fakt, że prowadziłoby to do zmiany treści złożonej oferty co stoi w sprzeczności z art. 223 ust. 1 Pzp. Brak złożenia lub wadliwe złożenie ww. dokumentu skutkował będzie nieprzyznaniem punktów w ramach określonego kryterium oceny ofert, nie będzie to jednak miało wpływu na ważność złożonej oferty.
2 Na podstawie art. 126 ust. 2 ustawy Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą Wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich doświadczenia, niezbędnego do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami (wzór wykazu stanowi Załącznik nr 10 – cz. A do SWZ). Obowiązek złożenia Wykazu osób wraz z ofertą wynika z konieczności potwierdzenia, już na etapie wstępnej oceny ofert, że dodatkowe doświadczenie Kierownika ekipy wykazane w ramach kryterium oceny ofert (Załącznik nr 10 – cz. B) - jeśli dotyczy, w rzeczywistości jest doświadczeniem dodatkowym.