Ogłoszenie o zamówieniu
Dostawy
Zakup, wdrożenie, utrzymanie (maintenance) oraz opieka serwisowa rozwiązania wspierającego skanowanie i indeksowanie akt osobowych wraz z integracją z systemem SAP HCM

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI

1.3.) Oddział zamawiającego: Dział Zamówień Publicznych UJ

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000001270

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Gołębia 24

1.5.2.) Miejscowość: Kraków

1.5.3.) Kod pocztowy: 31-007

1.5.4.) Województwo: małopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL213 - Miasto Kraków

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: kk.gorczyca@uj.edu.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.uj.edu.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Zakup, wdrożenie, utrzymanie (maintenance) oraz opieka serwisowa rozwiązania wspierającego skanowanie i indeksowanie akt osobowych wraz z integracją z systemem SAP HCM

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-fe33ea74-8df9-43fb-9140-234d7c0cfd55

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00231658

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-05-06

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1305966

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Szczegółowe określenie wymagań technicznych i organizacyjnych dot. korespondencji elektronicznej zawarto w rozdziale IX SWZ, tj. informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów wraz ze wskazaniem osób uprawnionych do kontaktów z wykonawcami.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Szczegółowe określenie zasad związanych z obowiązkiem informacyjnym RODO zawarto w rozdziale XXI SWZ, tj. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Szczegółowe określenie zasad związanych z obowiązkiem informacyjnym RODO zawarto w rozdziale XXI SWZ, tj. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: 80.272.132.2026

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Dostawy

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiot postępowania i zamówienia stanowi zakup, wdrożenie, utrzymanie (maintenance) oraz opieka serwisowa rozwiązania wspierającego skanowanie i indeksowanie akt osobowych wraz z integracją z systemem SAP HCM.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik A do SWZ.
3. Przedmiot zamówienia obejmuje również przeprowadzenie szkoleń dla pracowników Zamawiającego (użytkowników oraz administratorów Systemu) w wymiarze 40 godzin zegarowych w terminie 45 dni od wdrożenia Systemu (po ustaleniu terminu z Zamawiającym).

4.2.6.) Główny kod CPV: 48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 16 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 1

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 9

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Oświadczenia składane obligatoryjnie wraz z ofertą:
1. w celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia, o których mowa w rozdziale VII SWZ, wykonawca musi dołączyć do oferty oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, według wzoru stanowiącego załącznik nr 1a do formularza oferty;
2. w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu, Wykonawca musi dołączyć do oferty oświadczenie Wykonawcy o spełnieniu warunków zgodnie z wymogami Zamawiającego określonymi w Rozdziale VI SWZ, według wzoru stanowiącego załącznik nr 1b do formularza oferty.
3. Wykonawca, który zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia, jest zobowiązany do złożenia oświadczenia, w części dotyczącej podwykonawców.
4. w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie w celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia, o których mowa w punkcie 1 składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Zamawiający wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż pięć (5) dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
1. „Wykazu dostaw” zawierającego informacje pozwalające na potwierdzenie spełnienia warunków udziału opisanych w rozdziale VI pkt 4 SWZ,
2. dowodów określających, czy dostawy wskazane przez wykonawcę w przedkładanym wykazie dostaw zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy zostały wykonane. A jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów -oświadczenie wykonawcy.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2026-05-14 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest przy użyciu narzędzia komercyjnego https://platformazakupowa.pl – adres profilu nabywcy: https://platformazakupowa.pl/pn/uj_edu. Składanie i otwarcie ofert odbywa się w formie elektronicznej za pośrednictwem ww. platformy zakupowej, na zasadach określonych w SWZ.

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-05-14 10:30

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE