Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługi hotelarsko-gastronomiczne oraz wynajęcie sal konferencyjnych na rzecz Sądu Apelacyjnego Poznaniu w dniach 21-25 września 2026 roku

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzą zamawiający działający wspólnie

1.2.) Nazwa zamawiającego: Sąd Apelacyjny w Poznaniu

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 004818424

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Stanisława Hejmowskiego 3

1.5.2.) Miejscowość: Poznań

1.5.3.) Kod pocztowy: 61-736

1.5.4.) Województwo: wielkopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL415 - Miasto Poznań

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi2@poznan.sa.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://poznan.sa.gov.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sąd i trybunał

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

sądownictwo

1.8.) Informacje o pozostałych zamawiających działających wspólnie

Zamawiający 2

1.2.) Nazwa zamawiającego: Sąd Okręgowy w Poznaniu

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 7781128938

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Hejmowskiego 2

1.5.2.) Miejscowość: Poznań

1.5.3.) Kod pocztowy: 61-736

1.5.4.) Województwo: wielkopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL415 - Miasto Poznań

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: prezes@poznan.sa.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://poznan.so.gov.pl/

Zamawiający 3

1.2.) Nazwa zamawiającego: Sąd Okręgowy w Koninie

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 6652690152

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Energetyka 5

1.5.2.) Miejscowość: Konin

1.5.3.) Kod pocztowy: 62-510

1.5.4.) Województwo: wielkopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL414 - Koniński

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: prezes@konin.so.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://konin.so.gov.pl/

Zamawiający 4

1.2.) Nazwa zamawiającego: Sąd Okręgowy w Zielonej Górze

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 9291053938

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Plac Słowiański 6

1.5.2.) Miejscowość: Zielona Góra

1.5.3.) Kod pocztowy: 65-069

1.5.4.) Województwo: lubuskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL432 - Zielonogórski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: prezes@zielona-gora.so.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://zielona-gora.so.gov.pl/

1.9.) Podział obowiązków – zamówienie wspólne

Sąd Apelacyjny w Poznaniu - przeprowadza postępowanie i zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego.
Sąd Apelacyjny i Sądy Okręgowe - płatnicy

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługi hotelarsko-gastronomiczne oraz wynajęcie sal konferencyjnych na rzecz Sądu Apelacyjnego Poznaniu w dniach 21-25 września 2026 roku

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-4ef5b055-8a02-468f-b8c8-7b8a8148aa8b

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00241978

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-05-13

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00142333/02/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.8 Usługi hotelarsko-gastronomiczne oraz wynajęcie sal konferencyjnych na rzecz Sądu Apelacyjnego w Poznaniu

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-4ef5b055-8a02-468f-b8c8-7b8a8148aa8b

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1 Postępowanie jest prowadzone w
języku polskim.
2 W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie ofert,
wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, tj.
Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl .
3 Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.
4 Adres strony internetowej prowadzonego postępowania: https://ezamowienia.gov.pl . Postępowanie można wyszukać ze strony
głównej Platformy e-Zamówienia (przycisk „Przeglądaj postępowania/konkursy”).
5 Identyfikator (ID) postępowania na Platformie e-Zamówienia:
ocds-148610-4ef5b055-8a02-468f-b8c8-7b8a8148aa8b
6 Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia
publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat
zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy eZamówienia,
dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum
Pomocy”.
7 Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia
ani logowania.
8 Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do
komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji”
odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do
komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).
W przypadku załączników, które są zgodnie z ustawą Pzp lub rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla
dokumentów elektronicznych opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym
mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia/podmiotu
udostępniającego zasoby, podpisem zewnętrznym lub wewnętrznym. W zależności od rodzaju podpisu i jego typu (zewnętrzny,
wewnętrzny) dodaje się do przesyłanej wiadomości uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ
zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny).
9 Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy”
na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji”
służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia (w szczególności SWZ) wystarczające jest posiadanie
tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.
10 Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie
postępowania w zakładce „Komunikacja”.
11 Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy
plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).
12 Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz
informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.
13 W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą
skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu (22) 458 77 99 lub drogą elektroniczną poprzez formularz
udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)
2016/679 z 27 kwietnia 2016 r., w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie
swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej RODO (Dz. Urz. UE L 119 z 4.5.2016 r.),
informujemy, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Sąd Apelacyjny w Poznaniu, z siedzibą w Poznaniu, ul. Stanisława
Hejmowskiego 3, kod pocztowy 61-763, adres e-mail: sekretariat@poznan.sa.gov.pl, tel. 61 8609 221, reprezentowany przez
Prezesa Sądu Apelacyjnego w Poznaniu i/lub Dyrektora Sądu Apelacyjnego w Poznaniu, oraz Ministra Sprawiedliwości, każdy z
nich w zakresie własnych kompetencji i realizowanych zadań, wg regulacji zawartych w Ustawie z dnia 27 lipca 2001r., - prawo o
ustroju sądów powszechnych (Dz.U. 2019, poz. 52, tj. ze zm.)
2. Administratorzy Danych Sądu Apelacyjnego w Poznaniu, wyznaczyli Inspektora Ochrony Danych wg właściwości, do pełnienia funkcji w zakresie ochrony danych, z wyjątkiem obszaru sprawowania wymiaru sprawiedliwości i wykonywania zadań z zakresu
ochrony prawnej. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych w Sądzie Apelacyjnym w Poznaniu, możliwy jest pisemnie na adres
korespondencyjny: ul. Stanisława Hejmowskiego 3, 61-736 Poznań, na adres e-mail: iod@poznan.sa.gov.pl, lub telefonicznie : tel.
61/ 8609 223.
3. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie i w oparciu o art. 6 lit. a, b, c, oraz art. 9 lit. b RODO, oraz przepisów
szczególnych, w celu realizacji działalności administracyjnej, a w szczególności:
a) realizacji umów cywilnoprawnych,
b) realizacji postępowań o udzielenie zamówień publicznych,
c) prowadzenia sprawozdawczości,
d) prowadzenia ewidencji i archiwizacji dokumentów,
e) udostępniania informacji publicznej,
f) udzielania informacji uprawnionym podmiotom,
g) rozpatrywania skarg i wniosków.
4. W zakresie i granicach określonych w RODO w związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych posiadają Państwo
następujące prawa:
a) dostępu do treści swoich danych – korzystając z tego prawa mają Państwo możliwość pozyskania informacji, jakie dane, w jaki
sposób i w jakim celu są przetwarzane,
b) prawo ich sprostowania – korzystając z tego prawa mogą Państwo zgłosić do nas konieczność poprawienia niepoprawnych
danych lub uzupełnienia danych wynikających z błędu przy zbieraniu, czy ich przetwarzaniu,
c) prawo do usunięcia – korzystając z tego prawa mogą Państwo złożyć wniosek o usunięcie danych. W przypadku zasadności
wniosku dokonamy niezwłocznego usunięcia danych. Prawo to nie dotyczy jednak sytuacji gdy dane osobowe przetwarzane są do
celów związanych z wywiązywaniem się z prawnych obowiązków przez administratora lub do wykonania zadania realizowanego w
interesie publicznym lub w ramach władzy publicznej powierzonej administratorowi,

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): d) prawo do ograniczenia przetwarzania – korzystając z tego prawa mogą Państwo
złożyć wniosek o ograniczenie przetwarzania danych, w razie kwestionowania prawidłowość przetwarzanych danych. W przypadku
zasadności wniosku możemy dane jedynie przechowywać. Dalsze przetwarzanie może odbyć się po ustaniu przesłanek
uzasadniających ograniczenie przetwarzania,
e) prawo do przenoszenia danych – ma zastosowanie jedynie w przypadkach przetwarzania danych na podstawie zgody lub na
podstawie umowy - i w sposób zautomatyzowany (z wyjątkiem przetwarzania, które jest niezbędne do wykonania zadania
realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi),
f) prawo wniesienia sprzeciwu – korzystając z tego prawa mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec
przetwarzania Państwa danych, jeżeli są one przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit e lub f. (prawnie uzasadniony interes
administratora lub interes publiczny). W takiej sytuacji, po rozpatrzeniu Państwa wniosku, nie będziemy już mogli przetwarzać
danych osobowych objętych sprzeciwem na tej podstawie, chyba że wykażemy, iż istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do
przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności lub podstawy do
ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
g) prawo do cofnięcia zgody na ich przetwarzanie - w przypadku przetwarzania na podstawie zgody - w dowolnym momencie bez
wpływu na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania, dokonanego przed cofnięciem zgody.
5. Ponadto mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj., Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z
siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, kancelaria@uodo.gov.pl Infolinia: 606-950-000, gdy uznają Państwo, iż
przetwarzanie danych osobowych Państwa dotyczących, przez Prezesa i/lub Dyrektora Sądu Apelacyjnego w Poznaniu, oraz
Ministra Sprawiedliwości narusza przepisy prawa.
6. Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne dla celów przedstawionych powyżej, za wyjątkiem
celów wynikających z przepisów prawa gdzie podanie danych jest obowiązkowe.
7. W Państwa sprawach nie będą podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany, w tym nie będzie stosowane profilowanie.
8. Państwa dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, z wyłączeniem sytuacji
wynikających z zobowiązań prawnych.
9. Państwa dane mogą być przekazywane odbiorcom danych wyłącznie na podstawie przepisów prawa, w tym w związku z
działalnością Administratora Danych, w zakresie:
• podmiotom, które na podstawie umów zawartych z Administratorem, świadczą usługi zapewniające jego funkcjonowanie np.
serwisu i utrzymania IT, logistyki itp.,
• podmiotom, które zgodnie z odrębnymi przepisami wykażą interes prawny,
• uprawnionym podmiotom, na cele badań naukowych lub statystycznych, zgodnie z odrębnymi przepisami prawa.
10. Państwa dane osobowe będą przechowywane i archiwizowane przez okresy wynikające z obowiązku prawnego (przepisów
szczególnych), w zależności od celu w jakim dane były przetwarzane lub przez okres niezbędny do zabezpieczenia informacji na
wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów albo zabezpieczenia lub dochodzenia roszczeń.
11. Skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art.
16 rozporządzenia 2016/679, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień
umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą.
W postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1
rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP.261.10.2026

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.1.5.) Łączna wartość poszczególnych części zamówienia: 341676,59 PLN

4.1.6.) Wartość zamówienia stanowiącego przedmiot tego postępowania (bez VAT): 208536,59 PLN

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

I. Usługi hotelarsko-gastronomiczne oraz wynajęcie sal konferencyjnych na rzecz Sądu Apelacyjnego Poznaniu w dniach 21-25 września 2026 roku.
I GRUPA w dniach 21-23 września 2026 roku (85 osób):
Sędziowie orzekający w wydziałach karnych oraz pracy i ubezpieczeń społecznych
Sądu Apelacyjnego w Poznaniu i Sądów Okręgowych na obszarze apelacji poznańskiej oraz zaproszeni goście
przyjazd i zakwaterowanie uczestników dnia 21 września 2026 r. od godz. 13:00
wyjazd i wykwaterowanie dnia 23 września 2026 r. od godz. 09:00
II GRUPA w dniach 23 - 25 września 2026 roku (105 osób):
Sędziowie orzekający w wydziałach cywilnych i gospodarczych Sądu Apelacyjnego
w Poznaniu i Sądów Okręgowych na obszarze apelacji poznańskiej oraz zaproszeni goście
przyjazd i zakwaterowanie uczestników dnia 23 września 2026 r. od godz. 13:00,
wyjazd i wykwaterowanie dnia 25 września 2026 r. od godz. 09:00]
II. Zakwaterowanie w ramach usługi hotelarsko-gastronomicznej: w hotelu
o standardzie co najmniej 4* gwiazdek, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2014 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U z 2006 r. Nr 22, poz. 169 ze zm.) lub w obiekcie hotelowym nie wpisanym do Centralnej Ewidencji Ministerstwa Sportu i Turystyki o standardzie nie mniejszym niż dla hoteli 4* gwiazdkowych zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2014 r w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, zlokalizowanym w granicach administracyjnych miasta Kołobrzeg, położonego w województwie zachodniopomorskim.
Do dyspozycji Zamawiającego udostępnione zostaną w obu terminach pokoje
z łazienkami, zlokalizowane w jednym budynku, w liczbie:
- 40 pokoi 1-osobowych
- pozostałe pokoje 2-osobowe
- możliwe jest również wykorzystanie pokoi 2 osobowych jako pokoje 1 osobowe,
w cenie pokoi 1 osobowych
- możliwe jest również wykorzystanie pokoi 3 osobowych jako pokoje 2 osobowe,
w cenie pokoi 2 osobowych
- miejsca parkingowe w ilości proporcjonalnej do ilości pokoi 1-osobowych
i 2-osobowych.
III. Ostateczna liczba uczestników zostanie potwierdzona na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem usługi. Możliwe jest zmniejszenie liczby osób maksymalnie o 20%
w każdej z grup.
IV. Pobyt, wyżywienie uczestników oraz sale konferencyjne muszą być zlokalizowane
w tym samym budynku.
V. Wyżywienie dla każdej grupy obejmuje: 2x śniadania, 2x obiady,
1x przerwa kawowa, 1x kolacje oraz uroczysta kolacja w pierwszej dobie hotelowej dla każdej z grup.
VI. W dniach 21 i 23 września 2026 r. (dzień przyjazdu grup) po zakwaterowaniu uczestników planowany jest obiad od godz. 14:00, następnie zajęcia w godz. 15:00 - 18:00, a od godz. 19:00 uroczysta kolacja z 7 godzinną oprawą muzyczną
w restauracji lub sali bankietowej mieszczącej do 105 osób na wyłączność uczestników, pozwalającą na jednoczesną konsumpcję wszystkim uczestnikom (sposób realizacji usługi, zostanie ustalony między stronami).
VII. W dniach 22 i 24 września 2026 r. po śniadaniu rozpoczynają się zajęcia w salach konferencyjnych, przerwa kawowa jest ok. godz. 12:00, następnie obiad
ok. godz. 14:00 i dalej kolejna część zajęć, kolacja odbędzie się ok. godz. 19:00.
VIII. Wymagania dotyczące menu dla każdej z grup:
a. Śniadania [w godz. 7:30 - 9:00]: w formie bufetowej (stół szwedzki)
minimum 3 rodzaje wędlin, 3 rodzaje sera, 3 rodzaje pieczywa, jajecznica/ jajka gotowane, ciepłe kiełbaski, owsianka, masło, dżem, miód, warzywa, owoce, kawa, herbata, woda mineralna oraz soki owocowe;
b. Obiad [14:00 - 15:30]: dwudaniowy w formie bufetowej (stół szwedzki):
pierwsze danie: zupa - dwa rodzaje do wyboru,
drugie danie: 2 porcje mięsa na osobę (możliwość wyboru z czterech rodzajów potraw), dodatki: ziemniaki, frytki, pyzy, kasza, dwie potrawy wegańskie
i wegetariańskie, 3 rodzaje sałatek do wyboru i 3 rodzaje surówek do wyboru,
soki owocowe, woda mineralna);
c. Kolacja [od godz. 19:00]: w formie bufetowej (stół szwedzki):
deska wędlin, deska serów, masło, 3 rodzaje pieczywa, dwa rodzaje sałatek,
dwa ciepłe dania do wyboru, kawa, herbata, woda mineralna oraz soki owocowe;
d. przerwa kawowa: (kawa, herbata, woda mineralna, soki, kruche ciastka)
e. Uroczysta kolacja z 7-godzinną oprawą muzyczną oraz obsługą kelnerską
[od godz. 19:00]: przystawka 2 rodzaje do wyboru, zupa 2 rodzaje do wyboru,
danie ciepłe: 2 porcje mięsa na osobę (możliwość wyboru z czterech rodzajów potraw), potrawy wegańskie i wegetariańskie, ziemniaki, frytki, pyzy, kasza, surówka - 3 rodzaje do wyboru, deser: 2 porcje na osobę (minimum dwa rodzaje do wyboru), zimny bufet: po 2 porcje wyrobów garmażeryjnych na osobę (minimum cztery rodzaje, w tym jedna potrawa rybna), deska wędlin, deska serów, pieczywo, masło, 2 rodzaje sałatek, owoce, kawa, herbata, woda mineralna, soki owocowe;
f. Potrawy i napoje zamawiane poza wytyczne zamawiającego mogą być realizowane jedynie na koszt każdego z uczestników.
X. Zapewnienie sal konferencyjnych wyposażonych w stoły z możliwością rozłożenia materiałów dla uczestników (układ stołów do ustalenia), klimatyzację oraz sprzęt do prezentacji multimedialnych (projektor, laptop, nagłośnienie):
a. w dniu 21 września 2026 r. dwóch sal każda dla 45 osób w godz. 15:00-18:00
b. w dniu 22 września 2026 r. dwóch sal każda dla 45 osób w godz. 9:00-18:00
c. w dniu 23 września 2026 r. jednej sali dla 105 osób w godz. 15:00-18:00
d. w dniu 24 września 2026 r. jednej sali dla 105 osób w godz. 9:00-18:00
XI. W dniach 23 i 25 września 2026 r. po śniadaniu (od godz. 9:00) nastąpi wykwaterowanie i wyjazd uczestników.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

55130000-0 - Inne usługi hotelarskie

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2026-09-21 do 2026-09-25

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 80

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie koordynatora. (koordynator wykonawcy to osoba wskazana przez Wykonawcę, która w ciągu ostatnich 4 lat przed upływem terminu składania ofert, była bezpośrednio zaangażowana w organizację i/lub realizację usług hotelarsko-gastronomicznych oraz usług towarzyszących* dla grupy minimum 90 osób w terminie realizacji minimum 2 dni – w ciągu - zgodnie z punktacją: • 1 usługa 10 punktów, • 2-3 usługi 15 punktów, • 4 i więcej usług 20 punktów. *Rozumiane jako usługi stacjonarne będące pojedynczym wydarzeniem. W przypadku nie podania przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym informacji o doświadczeniu koordynatora, Zamawiający przyzna Wykonawcy 0 pkt.

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2026-05-21 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-4ef5b055-8a02-468f-b8c8-7b8a8148aa8b

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-05-21 10:15

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni