Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach lub innych miejscach noclegowych na potrzeby Instytutu Matematycznego Polskiej Akademii Nauk

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Instytut Matematyczny Polskiej Akademii Nauk

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000325860

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Śniadeckich

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-656

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.7.) Numer telefonu: (+48 22) 522 81 34

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@impan.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.impan.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach lub innych miejscach noclegowych na potrzeby Instytutu Matematycznego Polskiej Akademii Nauk

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-15207288-70de-48de-97cc-a9a999830768

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00359233

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-07-23

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00233359/04/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.9 Świadczenie usług rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach lub innych miejscach noclegowych na potrzeby Instytutu Matematycznego Polskiej Akademii Nauk.

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Platforma Zakupowa Zamawiającego jest narzędziem do elektronicznej komunikacji pomiędzy Zamawiającym a wykonawcą i dostępna jest pod adresem www.impan.eb2b.com.pl . Proces rejestracji został opisany na
Platformie Zakupowej Zamawiającego - link: https://platforma.eb2b.com.pl/contractor-registration.html
Komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1513, ze zm.), za pomocą Platformy Zakupowej Zamawiającego, która stanowi stronę internetową prowadzonego postępowania i na której będą udostępniane wszelkie informacje, dokumenty i wyjaśnienia związane z postępowaniem. Komunikacja odbywa się z uwzględnieniem wymogów dotyczących formy, ustanowionych poniżej. Zgodnie z zapisami w SWZ pkt 12

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Zgodnie z zapisami w SWZ pkt 12

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z zapisami w SWZ

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Zgodnie z zapisami w SWZ

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Tak

4.1.2.) Numer referencyjny: IMPAN-001843

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Świadczenie usług pośrednictwa polegających na rezerwacji i opłacenia pobytów w hotelach lub innych miejscach noclegowych o standardzie odpowiadającym hotelowi trzygwiazdkowemu lub wyższemu w na potrzeby Instytutu Matematycznego Polskiej Akademii Nauk na obszarze Polski

4.2.6.) Główny kod CPV: 55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55130000-0 - Inne usługi hotelarskie

63510000-7 - Usługi biur podróży i podobne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 18.2. Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana ta oferta, która po zsumowaniu liczby punktów uzyskanych we wskazanych kryteriach uzyska najwyższą łączną liczbę punktów (P) obliczoną zgodnie ze wzorem:
P= C + TPW + TPR + U
gdzie:
P – łączna liczba otrzymanych punktów,
C – liczba punktów przyznanych w kryterium: cena brutto opłaty transakcyjnej
W ww. kryterium oferta może otrzymać maksymalnie 30 pkt.
TPW – liczba punktów przyznanych w kryterium: termin przesłania wariantów noclegu
TPR - liczba punktów przyznanych w kryterium: termin przesłania rezerwacji miejsca hotelowego.
U – liczba punktów przyznanych w kryterium: wysokość upustu określonego
w % od ostatecznej ceny noclegu.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 30

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: (TPW) - Termin przesłania wariantów noclegu

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: (TPR) - Termin przesłania rezerwacji miejsca hotelowego

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 4

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: (U) - Upust ceny miejsca noclegowego

4.3.6.) Waga: 30

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 10.1. Na etapie składania ofert Zamawiający wymaga od wszystkich wykonawców przedłożenia oświadczenia aktualnego na dzień składania ofert o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – zgodnie z Załącznikiem nr 5 do SWZ

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 10.4.1. oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz. U. z 2025r. poz. 1714), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – załącznik nr 7 do SWZ;
Wykonawca, który nie należy do grupy kapitałowej, może oświadczenie o braku przynależności do grupy kapitałowej dołączyć do oferty.

10.4.2. wykaz wykonanych usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku, o którym mowa w pkt 9.1.1.2.1. SWZ, w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, w tym okresie, z podaniem ich wartości i przedmiotu, dat wykonania i odbiorców (zgodnie z formularzem stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszej SWZ), z załączeniem dokumentów potwierdzających, że te usługi zostały wykonane należycie;

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2026-07-31 12:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Platforma Zakupowa Zamawiającego, składanie ofert, odszyfrowanie i otwarcie ofert, które jest jednoznaczne z ich upublicznieniem

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-07-31 12:15

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni

8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji: Tak

8.7) Kryteria oceny ofert, które zamawiający zamierza stosować w celu ograniczenia liczby wykonawców: