Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Digitalizacja teczek osobowych ZASP z zasobów Instytutu Teatralnego im. Zbigniewa
Raszewskiego w Warszawie

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Instytut Teatralny im. Zbigniewa Raszewskiego

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 015508468

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Jazdów 1

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-467

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zp@instytut-teatralny.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.instytut-teatralny.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - inny zamawiający

Instytucja kultury

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Digitalizacja teczek osobowych ZASP z zasobów Instytutu Teatralnego im. Zbigniewa
Raszewskiego w Warszawie

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-fd09db67-612d-4eb1-a165-7fef9b35e99d

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00450965

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-09-22

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://instytutteatralny.eb2b.com.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 2. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie rodzajów podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy.
5. Wykonawca przystępując do postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, tj. bezpłatnie rejestrując się lub logując, w przypadku posiadania konta w Platformie Zakupowej, akceptuje warunki korzystania z Platformy, określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej https://instytutteatralny.eb2b.com.pl, oraz uznaje go za wiążący. Zamawiający poniżej określa instrukcję korzystania z Platformy Zakupowej w niniejszym postępowaniu:
a) w zakładce „Postępowania”, dalej „Lista postępowań otwartych” wykonawca wybiera niniejsze postępowanie oraz korzystając z polecenia „Zgłoś się do udziału w postępowaniu”, przechodzi odpowiednio do Formularza rejestracyjnego - w przypadku, kiedy wykonawca nie posiada konta na Platformie, lub panelu logowania użytkownika na Platformie w przypadku posiadania konta na Platformie;
b) po wypełnieniu formularza rejestracyjnego wykonawca otrzymuje wiadomość elektroniczną (e-mail) informującą, że może dokonać pierwszego logowania do Platformy. UWAGA: Rejestracja nowego konta podlega weryfikacji i akceptacji Operatora, która może potrwać do 24h (8h roboczych);
c) zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania wykonawcy do Platformy. Po wprowadzeniu danych użytkownika tj. adresu e-mail oraz hasła zgłoszenie jest automatycznie akceptowane przez Platformę;
d) w przypadku składania oferty i innych dokumentów wymaganych w Ogłoszeniu o zamówieniu oraz SWZ w
formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym odbywa się to za pośrednictwem Platformy Zakupowej, poprzez wybranie polecenia „Dodaj załącznik” i wybranie docelowego pliku, który ma zostać wczytany.
Wykonawca opisuje załącznik nazwą umożliwiającą jego identyfikację. W przypadku zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa w treści dokumentu, wykonawca zaznacza polecenie „Załącznik stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”. Wczytanie załącznika następuje poprzez polecenie „Zapisz”. Potwierdzeniem prawidłowo złożonych dokumentów jest komunikat systemowy „Plik został wczytany”;
e) w przypadku oferty wykonawca składa dokumenty w formie zaszyfrowanej, dlatego też dokumenty złożone przez Platformę nie są widoczne do momentu odszyfrowania dokumentów przez Zamawiającego, który następuje po terminie składania ofert;
f) wykonawca może także samodzielnie wycofać złożone przez siebie dokumenty. W tym celu w zakładce
„Załączniki” należy skorzystać z polecenia „Usuń”, uprzednio wybrany przez siebie plik z dokumentem/dokumentami;
g) wykonawca po upływie terminu składania ofert nie może skutecznie dokonać zmiany ani wycofać złożonych dokumentów
6. Zamawiający, zgodnie z § 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452; dalej jako „Rozporządzenie”) określa dopuszczalny format kwalifikowanego podpisu elektronicznego jako:
1) dokumenty w formacie „pdf’ należy podpisywać formatem PAdES;
2) Zamawiający dopuszcza podpisanie dokumentów w formacie innym niż „pdf”, wtedy należy użyć formatu XAdES.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: IT/1/2026

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówieni pod nazwą „Digitalizacja teczek osobowych ZASP z zasobów
Instytutu Teatralnego im. Zbigniewa Raszewskiego w Warszawie” jest odwzorowanie cyfrowe
dokumentów analogowych, drukowanych lub rękopiśmiennych dotyczących członków Związku
Artystów Scen Polskich. To całkowicie nieodtwarzalny zasób zawierający dokumenty związane
z działalnością artystyczną i związkową kilku tysięcy twórców polskiego teatru – aktorów,
reżyserów, śpiewaków, tancerzy, choreografów. Najstarsze dokumenty pochodzą z lat 40. XX
wieku.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, znajduje się w załącznika do SWZ: Opis
Przedmiotu Zamówienia oraz w projektowanych postanowieniach umowy.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79999100-4 - Usługi skanowania

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-12-08

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Cena 100%

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 2. DOKUMENTY SKŁADANE NA WEZWANIE (WYKAZ PODMIOTOWYCH ŚRODKÓW
DOWODOWYCH)
a) wykaz usług – wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych
również wykonywanych, w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli
okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich
wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały
wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi
zostały wykonane lub są wykonywane należycie – załącznik nr 5 do SWZ - dowodami, o
których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz
którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub
ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest
18
w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń
powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty
potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich
3 miesięcy;
- dowody, o których mowa w zdaniu poprzednim muszą zostać złożone w oryginale lub
kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę (osobę/osoby
upoważnioną/ upoważnione do reprezentowania Wykonawcy).
b) certyfikaty wydane przez akredytowaną jednostkę certyfikującą, potwierdzających
zgodność stosowanego przez Wykonawcę systemu zarządzania z wymaganiami
właściwej normy, przy czym certyfikaty muszą być ważne na dzień składania ofert. W
przypadku gdy zakres certyfikacji nie obejmuje całości działalności Wykonawcy, z
certyfikatu musi wynikać, że system zarządzania obejmuje działalność odpowiadającą
przedmiotowi niniejszego zamówienia. Zamawiający dopuszcza wykazanie spełniania
warunku za pomocą równoważnych środków dowodowych, jeżeli Wykonawca z przyczyn
od niego niezależnych nie ma możliwości uzyskania odpowiednich certyfikatów lub nie
ma możliwości ich uzyskania w odpowiednim terminie, pod warunkiem że przedstawione
środki dowodowe potwierdzają, że stosowany przez Wykonawcę system zarządzania
spełnia wymagania właściwej normy.;

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 2. DOKUMENTY SKŁADANE NA WEZWANIE (WYKAZ PODMIOTOWYCH ŚRODKÓW
DOWODOWYCH)
a) wykaz usług – wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych
również wykonywanych, w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli
okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich
wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały
wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi
zostały wykonane lub są wykonywane należycie – załącznik nr 5 do SWZ - dowodami, o
których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz
którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub
ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest
18
w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń
powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty
potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich
3 miesięcy;
- dowody, o których mowa w zdaniu poprzednim muszą zostać złożone w oryginale lub
kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę (osobę/osoby
upoważnioną/ upoważnione do reprezentowania Wykonawcy).
b) certyfikaty wydane przez akredytowaną jednostkę certyfikującą, potwierdzających
zgodność stosowanego przez Wykonawcę systemu zarządzania z wymaganiami
właściwej normy, przy czym certyfikaty muszą być ważne na dzień składania ofert. W
przypadku gdy zakres certyfikacji nie obejmuje całości działalności Wykonawcy, z
certyfikatu musi wynikać, że system zarządzania obejmuje działalność odpowiadającą
przedmiotowi niniejszego zamówienia. Zamawiający dopuszcza wykazanie spełniania
warunku za pomocą równoważnych środków dowodowych, jeżeli Wykonawca z przyczyn
od niego niezależnych nie ma możliwości uzyskania odpowiednich certyfikatów lub nie
ma możliwości ich uzyskania w odpowiednim terminie, pod warunkiem że przedstawione
środki dowodowe potwierdzają, że stosowany przez Wykonawcę system zarządzania
spełnia wymagania właściwej normy.;

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2026-09-30 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://instytutteatralny.eb2b.com.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-09-30 11:00

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE