Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług pocztowych dla Urzędu Gminy Choczewo

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: GMINA CHOCZEWO

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 191675250

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Pierwszych Osadników 17

1.5.2.) Miejscowość: Choczewo

1.5.3.) Kod pocztowy: 84-210

1.5.4.) Województwo: pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL634 - Gdański

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowieniapubliczne@choczewo.com.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.choczewo.com.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług pocztowych dla Urzędu Gminy Choczewo

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-67d6af7e-546d-442d-9612-c66d1d8951bc

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00452621

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-09-23

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00617569/12/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.7 Świadczenie usług pocztowych dla Urzędu Gminy Choczewo

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między
Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e- Zamówienia, która jest dostępna pod adresem
https://ezamowienia.gov.pl.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Wymagania zostały określone w rozdziale 11 SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Wójt Gminy Choczewo z siedzibą Urząd Gminy Choczewo, ul. Pierwszych Osadników 17, 84-210 Choczewo, tel. 585723913.

przestrzeganie zasad ochrony danych w Urzędzie Gminy Choczewo nadzoruje wyznaczony Inspektor Ochrony Danych, z którym można skontaktować się w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących użytkownikom poprzez e-mail: IODO@choczewo.com.pl;
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Świadczenie usług pocztowych dla Urzędu Gminy Choczewo” –sygn. RIGKiOŚ.271.ZP.TP.11.2026 prowadzonym w trybie podstawowym bez negocjacji;

odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r., poz. 1320 ze zm.), dalej „ustawa Pzp”;

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych **;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Zamawiający informuje, iż „Klauzula informacyjna ogólna dla interesantów Urzędu Gminy Choczewo” znajduje się na stronie BIP Urzędu Gminy Choczewo w zakładce: „Klauzula informacyjna dotycząca danych osobowych”
http://bip.choczewo.com.pl/artykul/78/1098/klauzula-informacyjna-dot-przetwarzania-danych-osobowych-w-urzedzie-gminy-choczewo

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: RIGKiOŚ.271.ZP.TP.11.2026

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania nadawanych przez Zamawiającego przesyłek pocztowych, przemieszczania i doręczania ich adresatom oraz ich ewentualnych zwrotów zgodnie z poniższymi wymaganiami:
a. Rodzaj oraz ilość poszczególnych przysyłek określono w załączniku nr 1 do formularza ofertowego.
b. Zamawiający oświadcza, że czynności nadawcy będzie wykonywał Urząd Gminy Choczewo ul. Pierwszych Osadników 17, 84-210 Choczewo i jego dane adresowe będą umieszczane w miejscu nadawcy na stronie adresowej przesyłek.
c. Usługi będące przedmiotem zamówienia będą świadczone zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2020 r., poz. 1041 ze zm.).
d. W przypadku, gdy Wykonawca posiada placówkę w miejscowości Zamawiającego, Zamawiający sam dostarczy przesyłki do placówki. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia możliwości nadawania przesyłek w placówce nadawczej w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach od 14:00 do 15:00.
e. Jeżeli Wykonawca nie posiada placówki nadawczej w miejscowości Zamawiającego zobowiązany jest do nieodpłatnego, codziennego odbierania przesyłek z siedziby Zamawiającego w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach od 14:00 do 15:00.
f. Przesyłki muszą zostać nadane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru od Zamawiającego.
g. Doręczanie przesyłek listowych, zwrotów przesyłek i potwierdzenia odbioru (ZPO), przesyłek reklamowych odbywać się będzie w siedzibie Zamawiającego w dni robocze od poniedziałku do piątku.
h. Wykonawca zobowiązany jest do przyjmowania każdej ilości przesyłek za potwierdzeniem odbioru z drukami potwierdzeń odbioru zakupionymi przez Zamawiającego zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks Postępowania Administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2021r. poz. 735) oraz z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997r. - Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2021r. poz. 1540 z późn. zm.).
i. Operator zobowiązuje się doręczyć przesyłki listowe przyjęte do przemieszczenia i doręczenia zgodne z postanowieniami dotyczącymi terminów doręczania przesyłek pocztowych, które zostały uregulowane Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013r, poz. 545).
j. Zamawiający przewiduje nadawanie przesyłek wymagających zastosowania przepisu art. 57 § 5 pkt. 2 KPA, art. 12 § 6 pkt. 2 Ordynacji podatkowej lub ewentualnie innych analogicznych przepisów, np. art. 165 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego, wobec których dla wywołania określonych w przepisach skutków wymagane jest pośrednictwo operatora wyznaczonego.
k. Zamawiający wymaga, aby potwierdzenia nadania przesyłek objętych przedmiotem zamówienia posiadały moc dokumentu urzędowego (w rozumieniu z art. 17 ustawy Prawo pocztowe).
l. Zamawiający zobowiązany będzie do umieszczenia na przesyłce listowej nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podanym jednocześnie w pocztowej książce nadawczej w przypadku przesyłek rejestrowanych), określając rodzaj przesyłki (zwykła polecona, priorytet czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru – ZPO) oraz umieszczenia na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego.
m. Zamawiający zobowiązany będzie do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć:
1) dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek,
2) dla przesyłek zwykłych – zestawienie ilościowe przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek,
n. Zwrot Zamawiającemu potwierdzenia odbioru przez adresata będzie następował niezwłocznie po dostarczeniu przesyłki. W przypadku nieobecności adresata lub upoważnionego odbiorcy przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie doręczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie adresat może odebrać przesyłkę. Termin dla odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni roboczych liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awizo, w tym terminie przesyłka jest awizowana dwukrotnie. Po upływie terminu odbioru przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny jej nieodebrania przez adresata.
o. Zamawiający zakłada, że doręczane przesyłki będą spełniały warunki skutecznego i prawidłowego doręczenia wskazane w aktualnie obowiązujących przepisach prawa.
p. W przypadku reklamacji z tytułu niewykonania usługi pocztowej zastosowanie mają unormowania zawarte w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 roku w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2019r., poz. 474).
q. Po wyczerpaniu drogi reklamacyjnej uregulowanej przez przepisy ustawy Prawo Pocztowe do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Cywilnego.
r. Z tytułu niewykonania lub nienależnego wykonania usługi pocztowej nie będącą usługą powszechną Zamawiającemu będzie przysługiwało odszkodowanie zgodnie z art. 88 ust. 4 ustawy z dnia 23 listopada 2012 Prawo pocztowe (Dz. U. z 2020 r., poz. 1041 późn. zm.).
s. W przypadku nie wykonania usługi Wykonawca niezależnie od należnego odszkodowania zwraca w całości opłatę pobraną za wykonanie usługi
t. Zamawiający zastrzega sobie możliwość nadania przesyłek nie ujętych w formularzu ofertowym. W takim przypadku podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnego cennika usług Wykonawcy.
u. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany liczby nadawanych poszczególnych rodzajów przesyłek pocztowych. Zmiana ta może polegać na zmniejszeniu liczby jednego rodzaju przesyłek i zwiększeniu liczby innego rodzaju przesyłek, tak aby całkowita wartość przedmiotu umowy nie została przekroczona. Zmiana w tym zakresie nie będzie stanowiła zmian postanowień umowy.

4.2.6.) Główny kod CPV: 64110000-0 - Usługi pocztowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 14 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: a) zaświadczenie o wpisie do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (tj. Dz. U. z 2026 r., poz. 588) lub ważne zaświadczenie wydane na podstawie wcześniej obowiązujących przepisów uprawniające do wykonywania ww. działalności.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2026-10-01 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: 1. Ofertę należy złożyć poprzez Platformę e-Zamówienia pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl/ 2. Szczegółowy sposób złożenia oferty wraz z załącznikami określono w rozdziale 13 SWZ.

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-10-01 11:00

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni